I de flesta organisationer är möten det vanligaste sättet att ta sig an frågor. Människor samlas i ett rum eller digitalt, en agenda sätts upp, och därefter hoppas man på att diskussionerna leder till beslut, insikter eller framåtrörelse. Ibland gör de det. Ibland inte. Skillnaden mellan ett möte och en process handlar i grunden om just den osäkerheten.
Mötet som situation och processen som konstruktion
Ett möte är ofta en social och kognitiv situation där deltagarnas kunskap, dagsform, vilja att bidra, relationer och roller har en avgörande påverkan. Ett möte kan bli ett kreativt genombrott eller en frustrerande återvändsgränd, beroende på hur energin faller. Det är en öppen kontext, och just därför så oförutsägbar.
En process däremot är en medvetet konstruerad väg framåt. Den består av förutbestämda steg med syfte att skapa de bästa möjliga förutsättningarna för insikter och resultat. Det kan vara övningar som syftar till att lyfta fram tyst kunskap, skapa trygghet, synliggöra erfarenheter eller skapa fokus. Processen tar hänsyn till mänskliga behov och skapar en struktur där fler kommer till tals och där resultatet inte enbart beror på vem som hörs mest eller vem som är mest van vid att formulera sig.
Där processen gör skillnad
Ett exempel på detta är när man inleder en workshop med en uppvärmningsövning där deltagarna får dela med sig av något personligt eller oväntat. Kanske vad som inspirerar dem, något de är stolta över eller ett barndomsminne. Den typen av aktivitet har inget direkt att göra med sakfrågan, men sänker trösklar och ökar tilliten i gruppen. När tilliten finns, vågar fler bidra. Det blir lättare att tänka högt, att ta risker i sina tankar och därmed att tänka nytt.
Detta är särskilt viktigt i kreativa processer. Här behöver man komma ifrån det vardagliga och rationella och in i det associativa och djärva. Ett vanligt sätt att öppna upp kreativiteten är att låta deltagare först tänka kring något som inte rör dem själva. Till exempel kan man låta en grupp diskutera hur McDonald’s borde förändra sin meny, sin personalpolicy eller sina hållbarhetsmål. Det låter lekfullt och orelaterat, men fungerar just därför. Det öppnar tanken. När gruppen därefter får frågan: vad betyder det här för oss? Då är de mentalt redo att tänka nytt även om det som är nära och känsligt.
Att facilitera istället för att bara kalla till möte
Att designa sådana processer är en färdighet. Det handlar inte om att skapa fler steg än nödvändigt, utan om att skapa rätt steg i rätt ordning. Det kräver att man förstår gruppdynamik, kognition, mänskliga behov och samtidigt har tydligheten att veta vilket resultat man vill uppnå. Det är här facilitatorskapet kommer in. En facilitator leder inte innehållet, men formar strukturen. Det är skillnaden mellan att be folk prata och att skapa en ordning som lockar fram deras bästa idéer.
Att bara kalla till ett möte är enkelt. Att facilitera en process som leder till något annat än det förutsägbara, kräver övning.
Exempel på utmaningar och processer i organisationer
Inom produktutveckling handlar en vanlig utmaning om att idéer stannar hos produktteamet och aldrig testas tillräckligt tidigt. En process för att lösa det kan börja med användarintervjuer, följt av en visualiseringsövning där flera lösningar skissas, för att avslutas med en gemensam prioritering utifrån faktiska kundbehov.
Inom affärsmodellsutveckling är en återkommande utmaning att idéerna baseras på vad företaget redan kan, snarare än vad kunderna behöver. Här kan en process handla om att först kartlägga osynliga behov i en bransch, sedan göra en analog övning kring hur andra industrier löst liknande problem, för att därefter kombinera dessa insikter till nya modeller.
När det gäller affärsidéer är det vanligt att fastna i interna begränsningar. En effektiv process kan då börja i det fria: om ni var tvungna att starta ett helt nytt företag i en helt annan bransch, vad skulle ni göra? Denna utflykt kan sedan ledas tillbaka till det befintliga företaget och skapa insikter om vad som hindrar innovation idag.
I brandingprocesser är det ofta svårt att komma bortom logotyper och slogans. En välledd process kan i stället börja i känslor: vilka värden vill vi att människor ska känna när de tänker på oss? Sedan följer övningar i att översätta dessa känslor till konkret uttryck, berättelser, bilder och språk.
Inom organisationsutveckling är en typisk utmaning att roller och ansvar är otydliga. Här kan en process utgå från att visualisera nuläget, låta individer beskriva sina upplevelser av ansvar, och sedan skapa nya roller tillsammans med fokus på funktion snarare än hierarki.
Att gå från samtal till resultat
I en värld där förändring går snabbt och komplexiteten ökar räcker det inte längre med att prata om saker. Vi måste skapa strukturer som får samtal att leda till resultat. Skillnaden mellan ett möte och en process är skillnaden mellan att hoppas på ett bra resultat och att skapa förutsättningarna för det.
Organisationer som investerar i processdesign skapar inte bara bättre beslut, de skapar ett klimat där fler känner sig delaktiga, lyssnade på och där idéer får liv. Det kräver mod, förberedelse och ett annat sätt att tänka, men det ger avkastning långt bortom själva mötet.
