En workshop är en dynamisk process som bygger på deltagarnas aktiva medverkan, och det är viktigt att förstå att man inte kan förbereda sig för allt som kommer att ske. Som facilitator är din uppgift att skapa en miljö där människor vill bidra, men du kan inte tvinga någon att delta.
Istället handlar det om att underlätta för deltagarna att känna sig trygga och inspirerade, vilket ofta är nyckeln till framgång när man genomför en workshop.
Starta upp det kreativa tänkandet
En vanlig missuppfattning är att kreativitet ska flöda omedelbart, men för många krävs en viss ”startsträcka” – särskilt om man inte är van att delta i kreativa workshops. Därför är det viktigt att inkludera flera ”startövningar” som hjälper deltagarna att lära känna varandra och att våga vara kreativa på ett lättsamt och förlåtande sätt. Att bygga trygghet i gruppen är avgörande. Om man hoppar över denna del kan det bli svårt att reparera den dynamiken senare. Samtidigt är det viktigt att inte spendera för mycket tid på aktiviteter som känns irrelevanta. En bra balans är att välja övningar som liknar det som ska göras senare, men med ”låtsasfrågeställningar” för att värma upp kreativiteten.
Inte bara förnuft som skapar vilja
En annan viktig aspekt att ha i åtanke är att mycket av workshoppens framgång handlar om den känsla som skapas. Det är lätt att tro att så fort deltagarna förstår problemet, kommer de automatiskt att vara kreativa. Men viljan att bidra är minst lika viktig som förmågan, och därför är det viktigt att göra utmaningen både inspirerande och engagerande.
Håll koll på energin
Som facilitator är din uppgift också att hålla koll på energinivåerna. Gå framåt i en lagom takt och se till att gruppen håller uppe sitt fokus. Din energi och kroppsspråk spelar stor roll – att le och vara tydlig, hur enkelt eller löjligt det än låter, kan verkligen höja stämningen. Det är också värt att notera att allt inte måste hänga samman perfekt under en workshop. Om något inte fungerar eller om energin faller drastiskt, tveka inte att bryta av och göra något annat. Det är ofta bättre att vara transparent och erkänna när något inte fungerar än att fastna i det som inte leder framåt.
Skriv ner det viktigaste!
Ett annat centralt ansvar för dig som facilitator är att se till att arbetet dokumenteras ordentligt. En workshop där mycket pratas men lite skrivs ner kan leda till att idéer försvinner och uppföljningen blir svår. Här är det bra att ha förberedda mallar med enkla, tydliga frågor som grupperna kan fylla i. Det kan krävas att du regelbundet påminner dem om att anteckna och dokumentera sina diskussioner, så att inget går förlorat.
Delge
Förutom att bidra till kreativiteten är det också viktigt att ge tid till att skapa samsyn och förstå varandras tankar. Deltagare som lämnar en workshop utan att ha fått ta del av andras idéer kan känna sig distanserade från processen. Därför bör du skapa utrymme för att deltagarna ska kunna lyssna på varandra och komma fram till en gemensam bild av vad som diskuterats.
Sluta starkt
Sist men inte minst, är det viktigt att knyta ihop säcken i slutet av workshopen. Summera vad som har kommit fram, tacka deltagarna för deras insats och var tydlig med vad som händer härnäst. Att lämna en workshop utan att veta vad nästa steg är eller vem som har ansvaret kan ge en känsla av tomhet och osäkerhet kring vad som uppnåtts. Genom att avsluta med en kort summering och en tydlig plan för fortsättningen skapar du en känsla av syfte och sammanhang.
En väl genomförd workshop handlar inte bara om att förstå problemet, utan lika mycket om att skapa en inspirerande och trygg miljö där deltagarna känner sig hörda och motiverade att bidra.
Ett Workshop-upplägg
Här kommer ett utkast till ett workshop-upplägg som skapar en strukturerad men flexibel process och med mål att uppmuntra deltagarna att känna sig trygga och inspirerade att bidra med kreativa idéer. Genom en blandning av uppvärmningsövningar, idékläckning och samsyn byggs en gemensam bild av utmaningen, samtidigt som vi siktar på att få fram lösningar. Facilitatorns roll är att skapa rätt förutsättningar för gruppen, hålla energin uppe och se till att diskussioner dokumenteras.
workshopupplägget är 3,5 timma men kan användas för upp till 1 heldag beroende på hur många övningar som görs och hur mycket inspirationselement som läggs in.
1. Välkomnande och introduktion
Tid: 30 minuter
Välkomnande och syftesgenomgång
Introducera deltagarna till syftet och målet med workshoppen, samt översiktligt hur dagen kommer att se ut.
Startövningar för att bygga trygghet och kreativitet
Börja med korta, lekfulla övningar som låter deltagarna lära känna varandra och komma in i en kreativ mindset. Dessa övningar ska vara enkla och utan risk, men får gärna påminna om de aktiviteter som kommer senare i workshopen.
2. Fördjupning och fokus på utmaningen
Tid: 45 minuter
- Presentera den verkliga utmaningen
Gå igenom dagens huvudfrågeställning och ge en kort bakgrund. Här handlar det om att klargöra vad som ska diskuteras och hur det kopplar till workshoppens mål.
Exempel på syfte: ”Idag ska vi hitta sätt att förbättra vår kundserviceupplevelse” - Beskriv utmaningen som en tydlig ”hur”-fråga
Det är viktigt att den fråga som skall starta deltagarnas tänkande och idékläckning är formulerad extremt tydligt för att det skall vara enkelt att komma igång att diskutera och komma med idéer.
Exempel: ”Hur kan vi bli erkända för att ha den bästa kundservicen?”
3. Idégenerering och kreativitet
Tid: 90-120 minuter
- Idégenerering i grupper
Dela in deltagarna i mindre grupper om max 5 personer och låt dem börja brainstorma idéer kring problemställningen. Det är viktigt att inte idéer döms ut direkt. Uppmuntra en miljö där alla förslag är välkomna, och använd kreativa metoder för att stimulera nytänkande.
Exempel: Använd metoder för att trigga nya idéer.
Facilitatorn bör cirkulera mellan grupperna och uppmuntra till kreativitet, samtidigt som hen håller ett öga på energinivåerna och stämningen. - Dokumentation av idéer
Ge grupperna förberedda mallar med tydliga och enkla frågor för att säkerställa att idéerna dokumenteras. Påminn regelbundet grupperna om att skriva ner sina tankar och idéer i mallarna. - Två till tre pass
Använd gärna 2-3 olika frågeställningar med olika metoder för att skapa variation. minst 20 min per frågeställning. Utöka tiden om deltagarna inte är vana vid metoden sedan tidigare för at exemlifiera hur de ska göra. - Tidsförvaltning och energiövervakning
Håll koll på energinivåerna under arbetet. Om stämningen börjar dala, lägg in en kort energihöjande pausövning för att hålla gruppen fokuserad. - Konkretisering och prioritering
Låt deltagarna tillsammans välja ut vilka idéer som är mest intressanta att utveckla vidare.
Facilitatorn kan hjälpa till att strukturera diskussionerna genom att lyfta fram relevanta faktorer som tid, resurser och genomförbarhet.
4. Reflektion och samsyn
Tid: 30-40 minuter
- Presentation av idéer
Varje grupp presenterar sina idéer för resten av deltagarna. Detta skapar en känsla av gemenskap och tillåter alla att se helheten i vad som har framkommit.
Facilitatorn bör ställa följdfrågor och se till att det finns en samsyn kring idéerna, utan att döma eller förkasta förslag i detta skede. - Plan för handling
Diskutera hur ni tar de valda idéerna vidare. Här är det viktigt att tydligt fastställa vem som tar ansvar för uppföljning och nästa steg. Dokumentera detta och se till att det är klart för alla vad som händer efter workshopen.
5. Summering och avslut
Tid: 15 minuter
- Summering av workshoppen
Facilitatorn summerar vad som har diskuterats och vilka beslut som har tagits. Lyft fram de viktigaste idéerna och påminn deltagarna om vad som kommer att hända härnäst.
Exempel: ”Vi har idag tagit fram flera spännande lösningar på hur vi kan förbättra vår kundservice, och nu går vi vidare med idé X och Y. Maria ansvarar för nästa steg och vi kommer att återkoppla inom två veckor.” - Tack och avslutning
Tacka deltagarna för deras insats och engagemang. Avsluta med en positiv not som stärker känslan av att något konkret har uppnåtts.
Checklista för genomförande av workshop
För att säkerställa att din workshop blir effektiv och engagerande, följ denna checklista under genomförandet:
1. Inledning och presentation
- Tydliggör syfte och mål från start
Klargör för deltagarna varför de är där och vad ni ska uppnå.
Förklara tydligt agendan och hur ni kommer att arbeta tillsammans. - Introducera övningar på ett tydligt sätt
Ge klara instruktioner för varje övning eller aktivitet.
Se till att alla förstår vad de ska göra och syftet med övningen.
Exempel: ”Nu ska vi brainstorma idéer i grupper om tre, använd post-its för varje idé och skriv så kortfattat som möjligt. Ni har 15 minuter.”
2. Håll koll på energi och engagemang
- Övervaka energinivåer löpande
Håll uppmärksamheten på gruppens fokus och energinivå.
Om energin dalar, lägg in en kort paus eller en energihöjande övning (exempelvis en stretchpaus eller lättsam diskussion). - Justera tempot vid behov
Var flexibel med tiden för olika aktiviteter. Om något drar ut på tiden eller deltagarna tappar fokus, bryt och gå vidare.
Var inte rädd för att ändra i agendan om det är nödvändigt.
3. Dokumentation och uppföljning av diskussioner
- Se till att deltagarna skriver ner det som sägs
Påminn grupperna att anteckna sina idéer och diskussioner, antingen i förberedda mallar eller direkt på whiteboards/post-its.
Kontrollera att dokumentationen är tydlig och lätt att följa upp efter workshopen.
Exempel: ”Kom ihåg att skriva ner era tankar, det är viktigt att vi har allt dokumenterat för uppföljning.” - Använd förberedda mallar
Dela ut mallar med frågor och strukturer som hjälper deltagarna att dokumentera på ett konsekvent sätt.
Följ upp under övningarna för att se till att alla grupper fyller i dessa ordentligt.
4. Främja samsyn och delaktighet
- Ge tid till reflektion och diskussion
Efter varje större moment eller gruppdiskussion, låt deltagarna reflektera och dela med sig av sina tankar.
Säkerställ att alla får möjlighet att höras och att alla känner att de har bidragit. - Skapa utrymme för feedback och konsensus
Uppmuntra deltagarna att lyssna på varandras idéer och bygga på varandras insikter. Detta skapar engagemang och samsyn kring resultatet.
5. Avslut och sammanfattning
- Knyt ihop säcken och summera
Gör en tydlig och kortfattad summering av dagens arbete och resultat. Sammanfatta de viktigaste idéerna och besluten.
Lyft fram framstegen och påminn deltagarna om att deras arbete har betydelse. - Tydliggör nästa steg och ansvar
Informera om vad som händer efter workshopen och vem som ansvarar för vad.
Detta ger deltagarna trygghet i att deras insats tas vidare och ger dem en tydlig känsla av att arbetet är meningsfullt.
Exempel: ”Nu tar vi med oss era idéer och sammanställer dem, Maria kommer att följa upp med nästa steg inom en vecka.” - Tacka deltagarna och avsluta positivt
Tacka alla för deras tid och engagemang. Avsluta på en positiv och uppmuntrande not.
6. Hantera det oväntade
- Var flexibel och anpassningsbar
Om något inte fungerar, var transparent och byt snabbt fokus. Våga hoppa över eller omorganisera om energin eller deltagandet avtar.
Exempel: ”Vi ser att den här övningen inte riktigt fungerar, så vi går vidare till nästa steg och justerar utifrån det.”
Sammanfattning
Genom att följa denna checklista under workshoppens gång kan du som facilitator säkerställa att deltagarna känner sig engagerade, att alla idéer dokumenteras och att energin hålls på en bra nivå. Avslutningen är lika viktig som starten – säkerställ att alla känner sig delaktiga och tydligt informerade om vad som händer efter workshopen.
