I dagens kultur värderas produktivitet högt över allt annat. Vi tror att ju mer vi åstadkommer på jobbet, desto bättre. Många av oss känner ständigt skuld för uppgifter som vi tror att vi inte har tillräckligt med tid för.
När vi lägger till familjeåtaganden, träning och fritidsaktiviteter i mixen, finner vi oss själva säga: ”Det är mycket nu”, och det blir en självuppfyllande profetia och att prata om hur upptagna vi är blir ett sätt att skydda oss mot att få mer att göra än vad vår energi räcker till.
Men denna besatthet av produktivitet gör mer skada än nytta. Det är kanske dags att börja prioritera vår kapacitet framför vår produktivitet.
Skillnaden mellan produktivitet och kapacitet
Produktivitet är mängden arbete vi kan utföra inom en given tidsram, medan kapacitet omfattar den energi, uppmärksamhet och tid vi har att ge. Det är viktigt att flytta vårt fokus från hur mycket vi kan göra till hur bra vi kan göra det. Att arbeta som om vi har maximal kapacitet hela tiden är som att köra en motor på full gas kontinuerligt – det slutar inte bra.
Konsekvenserna av att försumma kapacitet
Om vi inte allokerar tillräckligt med kapacitet i våra liv är det mer sannolikt att vi blir irriterade, glömska och utmattade. Som ledare är det avgörande att inse när vi arbetar med låg kapacitet och vidta åtgärder för att antingen minska mängden arbete vi har åtagit oss inom en given tidsram eller öka vår kapacitet.
Att vara avsiktlig med vår tid
Detta innebär att vara avsiktlig med var vi spenderar vår tid. Alltför ofta går vi på autopilot, helt enkelt följer vi vad vi är ledda till att göra. Vi behöver pausa och reflektera över om det vi gör är rätt för oss i det ögonblicket.
Öka kapacitet?
För att öka vår kapacitet behöver vi både energi och tid.
När vi har gott om energi men begränsad tid upplever vi stress-kapacitet. Detta är ofta det tillstånd som de flesta människor befinner sig i våra företagsmiljöer: hundra procent på på, hundra procent av tiden, men ändå inte hög kapacitet.
Å andra sidan, när vi får ont om tid och energi har vi minskad kapacitet. Detta är ett tillstånd många har upplevt och det är där utbrändhet lurar.
Slöseri med kapacitet uppstår när vi har gott om tid men saknar energi. När vi blir sjuka av stress eller behöver ledigt försämras vår arbetskapacitet kraftigt.
Men när vi har både tid och ork har vi inte bara hög kapacitet, utan vi besitter också anpassningsförmåga – förmågan att ta vara på möjligheter och klara av oväntade omständigheter.
Som ledare bör vi sträva efter att odla hög kapacitet och därmed anpassningsförmåga hos oss själva och våra team. Detta ger oss utrymme och tid att tänka, ladda om och utnyttja förändrade omständigheter.
Praktiska strategier för att öka kapaciteten:
Skapa en buffert på 15 %: Tilldela en extra timme per dag eller en halv dag per vecka för att bygga in en buffert för oväntade uppgifter eller avkoppling.
Reflektionstid: Schemalägg ett dagligt möte på en timme med dig själv för att skapa utrymme för att tänka och andas.
Rensa ditt sinne: Börja varje dag med att skriva ner alla dina tankar. Det tar ungefär fem minuter på morgonen att tömma ditt sinne på papper.
Fokusperioder: Planera korta, fokuserade perioder av liknande uppgifter utan avbrott eller distraktioner.
25-minutersmöten: Identifiera ett tydligt syfte mef varje möte och optimera antalet deltagare för att minska mötestiderna och maximera effektiviteten.
Omfamna kapacitet för framgång
Ju mer medvetna vi blir om vår egen arbetsstil och mängden uppgifter vi behöver slutföra, desto mer medvetna blir vi om vår kapacitet och de marginaler vi har. En marginal på 15 procent ger oss utrymme och ytterligare resurser för att förhindra utbrändhet och ta hand om oss själva.
Tänk om du kunde fokusera mer på färre uppgifter. Skulle du då kunna få klart ett betydande projekt?
