Att förbereda en workshop är en process som kräver både tydlighet och flexibilitet men vad ska man tänka på när man fått uppgiften att hålla i en workshop? Hur får man andra att vilja bidra med sina idéer? Hur vet man om det kommer bli bra? Osäkerheten skapar ofta en nervositet kring att hålla workshops och många tackar nej istället för att lära sig bli bättre på det. Att kunna facilitera workshops är en värdefull egenskap. Här lite erfarenheter hur man kan tänka för att minska osäkerheten även om viss osäkerhet alltid kommer finnas där.
Vad är ett bra resultat?
Det första steget mot att skapa en framgångsrik workshop är att sätta rätt förväntningar, och detta börjar med att ställa frågan: ”Vad är ett bra resultat?” Detta är en nyckelfråga att diskutera med både uppdragsgivaren och eventuella nyckelpersoner, då det hjälper till att klargöra vad syftet med workshoppen är och vilka mål som ska uppnås.
Är målet att deltagarna ska inspireras och tänka i nya banor, eller är det viktigare att komma fram till konkreta lösningar och beslut? Ibland kan båda målen kännas relevanta, men att försöka fokusera på båda kan skapa osäkerhet eller splittrad uppmärksamhet. Därför är det viktigt att redan från början avgöra vilken riktning som är mest värdefull för just denna session och fokusera på den.
Rätt nivå
För att komma fram till rätt nivå och tydliga mål, kan det vara värdefullt att använda sig av både ”varför”- och ”hur”-frågor i samtalen inför workshoppen. ”Varför-frågan” hjälper till att identifiera ett högre syfte och skapa en djupare förståelse för uppdraget, medan ”hur-frågor” konkretiserar hur uppdragsgivaren ser att lösningen borde formas. Att tydligt förstå förväntningarna kring om det är ett utforskande syfte – där fokus ligger på att samla in idéer och tankar från alla – eller om det handlar om nytänkande, där nya idéer och innovation ska skapas, är avgörande för att sätta rätt fokus och förhindra missförstånd.
se också metod varför-hur-hissen
Finns det något som behöver undvikas?
En annan viktig aspekt är att identifiera områden som bör undvikas under workshoppen. Finns det känsliga frågor som kan skapa konflikter eller påverka stämningen negativt? Eller finns det ämnen som är mindre relevanta för det resultat man vill uppnå? Att diskutera detta i förväg kan hjälpa till att undvika obehagliga överraskningar och samtidigt avslöja eventuella dolda agendor som kan finnas.
Förbered dig till 75%
Slutligen, även om förberedelser är centrala för att workshoppen ska bli framgångsrik, är det viktigt att inse att man aldrig kan förbereda allt. Människor är oförutsägbara, och att leda en workshop handlar också om att vara redo att anpassa sig till dynamiken i rummet. En viktig del av förberedelserna handlar därför om att skapa en positiv och energifylld atmosfär, där deltagarna känner sig trygga att dela med sig, oavsett om ämnet är kreativt, utmanande eller allvarligt. Glädje och energi kan vara nyckeln till att fånga människors uppmärksamhet och få ut det bästa av varje deltagare. Att förbereda några extra övningar som vore bra om tid finns, men som inte är nödvändiga för resultatet skapar också en viss trygghet.
En lista på vad du behöver tänka på inför workshop
Här kommer en lista på förberedelser för att genom en strukturerad och engagerande workshop ta fram lösningar eller nya idéer utifrån ett specifikt ämne eller utmaning. Fokus ligger på att antingen inspirera till nytänkande eller arbeta fram konkreta resultat – beroende på förväntningarna.
Upplägget är flexibelt och kan anpassas för både kreativa och målorienterade workshops.
Förberedelser (före workshoppen)
Tid: 1–2 veckor innan workshoppen
Aktiviteter:
- Diskutera med uppdragsgivaren och ställ frågan ”Vad är ett bra resultat?”
- Klargör om fokus är på inspiration/nytänkande eller konkreta resultat.
- Använd ”varför-frågan” för att förstå syftet på djupet.
- Använd ”hur-frågor” för att klargöra hur uppdragsgivaren föreställer sig lösningen.
- Fråga om det finns ämnen som ska undvikas, antingen p.g.a. konfliktrisk eller irrelevans.
- Skicka en inbjudan till deltagarna där syfte, förväntningar och fokus klargörs, men beskriv inte vad som skall ske under workshoppen.
- Om det är en kreativ workshop – påminn om att framtidsfokus och öppet sinne är viktiga.
- Ibland kan det viktigaste vara att meddela deltagarna att de inte behöver förbereda sig för att skapa trygghet inför att vara kreativ.
En checklista för workshop-förberedelser
För att säkerställa att din workshop blir så effektiv och inspirerande som möjligt, här är en praktisk checklista att följa under förberedelserna:
Planering och kommunikation
- Tydliggör syftet och målet för workshoppen
Diskutera med uppdragsgivaren och klargör om fokus är på nytänkande, konkreta resultat eller båda. - Skicka ut inbjudan i god tid
Ange syftet, förväntningar och eventuella förberedelser deltagarna bör göra.
Ange plats, tid, agenda och praktisk information. - Bekräfta deltagarlistan
Få en klar bild över vilka som kommer, så att rummet och materialet kan anpassas efter antalet.
Lokal och utrustning
- Boka en rymlig och lämplig lokal
Säkerställ att det finns tillräckligt med utrymme för grupparbeten och rörelse.
Kontrollera att rummet är bra ventilerat och har tillgång till dagsljus om möjligt. - Kontrollera teknisk utrustning
Se till att det finns projektor, dator, ljudsystem och internetuppkoppling om det behövs.
Ha kablar och adaptrar redo. - Förbered lämpligt möblemang
Se till att det finns både sittplatser och arbetsytor för att skriva och diskutera.
Justera möblerna så att det skapar en öppen och kreativ atmosfär.
Material och förbrukningsvaror
- Whiteboards och blädderblock
Kontrollera att det finns whiteboards eller blädderblock tillgängliga.
Ha ett extra blädderblock eller papper om det behövs för större idé-sessioner. - Pennor och markers
Tillhandahåll olika typer av pennor och whiteboard-markers i flera färger. - Post-its och annat skrivmaterial
Se till att det finns gott om post-its i olika färger och storlekar för idékläckning och brainstorming.
Lägg fram block och anteckningspapper om deltagarna vill skriva ner personliga anteckningar.
Stämningshöjande och energiboost
- Välj ut musik
Förbered en spellista med inspirerande och lättsam musik som kan spelas vid ankomst och under pauser. - Ordna fika och energihöjare
Se till att det finns kaffe, te och vatten.
Fyll på med energihöjande snacks som frukt, nötter och godis för att hålla energin uppe under dagen.
Ordna eventuellt även med lättare fika eller mellanmål beroende på workshoppens längd.
Pauser och övningar
- Planera in pauser med en energihöjande pausövning
Förbered en kort och lättsam pausövning för att återfå fokus.
Exempel: en enkel stretchövning, snabb rörelsepaus eller mindfulness-övning för att ge ny energi.
Extra saker att förbereda
- Namnlappar eller namnskyltar
– Om deltagarna inte känner varandra, se till att det finns namnlappar eller liknande. Många glömmer namn efter en presentationsrunda. - Backup-material
Ha alltid extra material till hands (exempelvis pennor, papper, post-its) i fall något tar slut under workshoppen. - Ta med en klocka eller timer
För att hålla tiden under olika moment. Detta kan vara speciellt användbart under grupparbeten och brainstorming-sessioner. En ringklocka eller tuta kan vara bra för att påkalla uppmärksamhet i intensiva samtal. - Dokumentation av idéer och resultat
Planera hur du ska dokumentera idéer och diskussioner som framkommer, till exempel genom att fotografera whiteboards eller anteckningar, eller spela in vissa sessioner.
Sammanfattning
Att planera och genomföra en workshop är, utöver det praktiska, en balansgång mellan tydlighet och flexibilitet. Genom att tydligt klargöra syftet i förväg och sätta rätt förväntningar kan du skapa en session där deltagarna antingen inspireras till nytänkande eller arbetar fram konkreta resultat. Glöm inte vikten av att skapa en positiv och engagerad stämning där alla deltagare känner sig trygga att bidra – det är en av de viktigaste faktorerna för att lyckas.
